MonKey Office 2016: Neue Zeitraumfilter

Wie bereits in diesem Beitrag beschrieben, gibt es in MonKey Office 2016 keine Beschränkung des Arbeitsbereichs auf ein bestimmtes Geschäftsjahr. Ergänzend dazu haben wir den Zeitraumfilter neu strukturiert. Damit wird die Auswahl der benötigten Ansichten gegenüber älteren Versionen deutlich flexibler und schneller. Nachfolgend möchte ich die neuen Filter etwas detaillierter beschreiben:

 

Alle Jahre

Diese Filtereinstellung zeigt den gesamten Zeitbereich innerhalb der vorhandenen Geschäftsjahre. Wenn keine weiteren Filteroptionen gesetzt sind, werden alle Daten des Bereichs angezeigt.

FilterAlleJahre

 

Geschäftsjahr

In dieser Einstellung werden weitere Menüs zur Auswahl eines vorhandenen Geschäftsjahres und einer Zeitperiode (Jahr, Halbjahr, Quartal, Monat) innerhalb dieses Jahres eingeblendet. Dieser Filter entspricht also weitgehend den bisher bekannten Zeitraumfiltern, mit dem Unterschied, dass das Jahr direkt im Filter umschaltbar ist und nicht mehr über den Wechsel des aktuellen Geschäftsjahres.

Neu sind hier die Vor- und Zurück-Buttons, damit blättern Sie direkt zur vorherigen oder nachfolgenden Periode (z. B. zum nächsten Monat oder zum vorherigen Quartal), und dies auch über Jahresgrenzen hinweg.

FilterGJPeriode

 

Freie Eingabe

Diese Filtereinstellung existiert bereits in älteren Versionen, allerdings bestehen in MonKey Office 2016 keine Einschränkungen bei der Zeitraumwahl (natürlich  innerhalb der vorhandenen Geschäftsjahre).

FilterFreieEingabe

 

Zurückliegend

Diese Filtereinstellung ist funktional unverändert und zeigt alle Daten aus dem definierten zurückliegenden Zeitraum. Sie sehen also ohne Änderung der Filtereinstellungen an jedem Tag immer die z. B. auf die letzten 14 Tage datierten Belege.

FilterTageZurueck

 

Filter synchronisieren

Eine weitere Möglichkeit zur Anpassung der Zeitraumfilter an die eigenen Bedürfnisse bietet die Sync-Option. Diese ist standardmäßig deaktiviert und damit hat jeder Bereich seinen eigenen Zeitraum. Wenn Sie dagegen die Filter-Synchronisierung aktivieren, dann übernehmen alle anderen Bereiche die Zeitraumeinstellungen des gerade aktuellen Bereichs (sofern möglich). Diese Option ist also hilfreich, wenn Sie z. B. nur den vergangenen Monat in mehreren Bereichen ansehen oder auswerten möchten.

FilterGJPeriode

MonKey Office 2016: Geschäftsjahr wechseln unnötig

Eine grundlegende Eigenschaft aller bisherigen MonKey Office-Versionen ist die Einteilung der Zeitperioden in Geschäftsjahre und die Notwendigkeit, eines dieser Geschäftsjahre als „aktuell“ zu definieren. Viele Arbeitsbereiche innerhalb der Anwendung sind in ihren Ein- und Ausgabemöglichkeiten auf das eingestellte Geschäftsjahr beschränkt, das Speichern oder Auswerten von Daten außerhalb dieses Geschäftsjahres erfordert einen vorherigen Jahreswechsel.

Das Prinzip eines feststehenden Geschäftsjahres in MonKey Office ist historisch entstanden: Die erste Version im Jahr 2005 war eine reine Finanzbuchhaltung namens MonKey Bilanz. Bei dieser Art Software ist das Betrachten aller Daten auf der Basis der einzelnen Geschäftsjahre bis heute üblich und wird auch in anderen Programmen entsprechend abgebildet.

Aus MonKey Bilanz wurde inzwischen MonKey Office. Und für die zunehmend neuen Arbeitsbereiche außerhalb der FIBU-Funktionen wurde das feststehende Geschäftsjahr mehr und mehr zum Hemmnis. Damit zusammenhängende Probleme oder Workflow-Fragen sind einer der großen Dauerbrenner für unseren Support.

Mit MonKey Office 2016 wird das Umschalten der Geschäftsjahre nicht mehr notwendig sein. Die Geschäftsjahr-Verwaltung selbst bleibt unverändert erhalten, einschließlich der Funktionen zum Saldenvortrag und Jahresabschluss. Innerhalb der vorhandenen Geschäftsjahre gibt es aber kein aktuelles Jahr mehr, sämtliche Eingaben und Ausgaben können prinzipiell jedes darin eingeschlossene Datum betreffen. Gesperrte Zeitbereiche werden natürlich weiterhin berücksichtigt.

Damit ergeben sich unter anderem folgende Vorteile:

  • Belege jeder Art können problemlos gefunden und zwischen verschiedenen Jahren kopiert, dupliziert oder verschoben werden.
  • Insbesondere in den Monaten vor und nach dem Jahreswechsel entfällt das häufige (und fehlerträchtige) Umschalten des aktuellen Jahres.
  • Das Verzweigen zu abhängigen Datensätzen (Doppelklick auf Listenzeile) kann nicht mehr am falschen Geschäftsjahr scheitern.
  • Die meisten Listen und Auswertungen ermöglichen auch jahresübergreifende Zeitbereiche.

 

Fazit: Zusammen mit den weiter entwickelten Filtern (Details finden Sie hier) sollte der Wegfall des feststehenden Geschäftsjahres den Arbeitsfluss mit MonKey Office deutlich verbessern. Sowohl in den Bereichen Einkauf/Verkauf als auch bei der Buchhaltung entfällt ein häufig bemängelter Bremsklotz bzw. Stolperstein.

Anpassung der Kulanzregelung

Seit jeher gibt es bei ProSaldo für kostenpflichtige Jahreswechsel-Updates eine sogenannte Kulanzregelung. Der Gedanke dahinter ist folgender: Ein Kunde, welcher zeitnah vor dem Erscheinen der neuen Jahresversion eine (bis dahin) aktuelle Version gekauft hat, soll dafür nicht mit einer direkt folgenden und zusätzlichen Updategebühr „bestraft“ werden.

Bisher war die Kulanzregelung so gestaltet, dass alle Käufe bis zu 6 Monate vor dem Erscheinen der Nachfolgeversion automatisch für ein kostenloses Update berechtigt waren. Diese Möglichkeit wurde von den betreffenden Anwendern gerne und mit Freude genutzt, was ja der Sinn der Sache war und weiterhin ist. Soweit so gut.

Erfreulicherweise gibt es eine große Anzahl Anwender, welche die Weiterentwicklung unserer Produkte und auch unserer Kundenbetreuungs- und Supportabläufe mit dem regelmäßigen, also jährlichen Kauf eines Updates unterstützen. Im Gegenzug erhalten diese Anwender kostenlosen Support per Telefon oder Fernwartung und eine Software, welche permanent optimiert und an gesetzlich und technisch notwendige Änderungen angepasst wird.

Von Anwendern aus dieser Gruppe wurden wir schon mehrfach darauf hingewiesen, dass sie sich durch die bestehende Kulanzregel für Updatekäufe in gewisser Weise benachteiligt fühlen. Gemeint ist hier die Tatsache, dass es mit der bisherigen Regelung problemlos möglich ist, über jeweils 2 Jahre eine fast immer aktuelle Version einzusetzen, und dabei nur einmal ein Update zu bezahlen, und dann wieder 2 Jahre so weiter. Eine Recherche dazu in unserer Verkaufsstatistik hat ergeben, dass dies nicht nur eine theoretische Möglichkeit ist, sondern in einer durchaus relevanten Größenordnung auch genutzt wurde.

Wir haben uns daher entschlossen, die Kulanzregelung etwas differenzierter zu gestalten. Zukünftig sind daher kostenlose Updates zu folgenden Konditionen möglich, dies gilt für MonKey Office und MonKey Reisekosten:

  • Wer eine Vollversion der Anwendung nach dem 30.06. eines Jahres gekauft hat, kann die Lizenz für die folgende Jahresversion als kostenloses Kulanzupdate erhalten. Dies gilt nicht für Updatekäufe.
  • Wer ein Update der Anwendung nach dem 31.10. eines Jahres gekauft hat, kann die Lizenz für die folgende Jahresversion als kostenloses Kulanzupdate erhalten.

Für den Käufer einer neuen Lizenz ändert sich also nichts, es ist aber nicht mehr möglich, mit dem Kauf einer Updatelizenz z. B. im Juni eines Jahres noch die Lizenz für das nachfolgende Jahr kostenlos dazu zu bekommen.

Um Missverständnissen vorzubeugen: Es geht uns nicht darum, jeden Anwender zum Kauf aller Jahreswechsel-Updates zu bewegen. Die Entscheidung für oder gegen einen Updatekauf muss jeder selbst treffen und es gibt sicher gute Gründe dafür, auch Updates auszulassen. Wer sich aber gegen den Updatekauf entscheidet, dem sollte auch bewusst sein, dass er nicht gleichzeitig von den Weiterentwicklungen, Aktualisierungen und Möglichkeiten der neuen Versionen profitieren kann. Das ist aus unserer Sicht ein Gebot der Fairness gegenüber den Anwendern mit regelmäßigen Updatekäufen und auch gegenüber unserer Arbeit.

André Tracksdorf
Geschäftsführer
ProSaldo GmbH

Das neue Supportcenter

Vielleicht haben Sie es schon bemerkt, seit einigen Tagen gelangen Sie beim Erstellen einer Supportanfrage über unsere Webseite auf einen neuen Bereich: Das ProSaldo-Supportcenter.

Aufgrund der inzwischen stark gestiegenen Anwenderzahlen in Verbindung mit der immer noch kostenlosen Supportabwicklung für einen Großteil dieser Anwender mussten wir uns nach einem leistungsfähigen Tool für die Bearbeitung der Anfragen umsehen. Die bisher hauptsächlich auf E-Mail und Telefon basierende Supportabwicklung war hier in den letzten Monaten oft überfordert.

Das neue Supportcenter bietet auf Anwenderseite eine ticketbasierte Fallbearbeitung mit einem Anwenderforum sowie einem Wiki. Auf der Seite der Supportmitarbeiter gibt es klare Aufgabenzuweisungen, automatisierte Abläufe und eine deutlich bessere Übersicht über das aktuelle Supportgeschehen.

Support-Tickets
Durch das Zuteilen einer Ticketnummer bzw. Supportfallnummer ist gewährleistet, das beim Bearbeiter alle zu diesem Fall gehörenden Informationen direkt verfügbar sind. Und das ist die Grundlage für eine schnelle weitere Bearbeitung ohne unnötige Nachfragen oder Überschneidungen.

Anwenderforum
Das Forum dient wie bisher auch dem Austausch zwischen Anwendern und wird auch vom ProSaldo-Support als direkter Antwortkanal genutzt. Bis auf weiteres ist das alte Forum mit ca. 8000 Beiträgen als Archiv zugänglich, dort lassen sich aber keine weiteren Beiträge posten.

Im neuen Forum können Beiträge als beantwortet markiert werden (erhöhte Übersichtlichkeit) und der Editor ist wesentlich komfortabler als bisher:

Safari

Im neuen Forum gibt es auch Bereiche für Funktionswünsche. Hier können Sie für die wichtigsten Wünsche abstimmen – das erleichtert uns wiederum die Planung für die weitere Entwicklung.

Wiki
Im Wiki-Bereich entsteht in den nächsten Monaten eine Sammlung von Praxistipps und Tutorials für häufige Stolperstellen in der täglichen Arbeit mit MonKey Office/Reisekosten. Hier können Sie den Nutzwert der Artikel bewerten, und diese Bewertung steuert dann die Reihenfolge der Auflistung.

Neuer Support-Login
Voraussetzung für die umfassende Nutzung des neuen Supportcenters ist eine Anmeldung bzw. Registrierung als neuer Nutzer. Die Zugangsdaten für das alte Forum benötigen Sie nicht mehr, die dort bestehenden Accounts werden von uns zum Ende des Jahres gelöscht. Die Suche und Anzeige von alten Beiträgen ist dort ohne Anmeldung weiterhin möglich.

Wir sind uns bewusst, dass eine solche Umstellung bei bisherigen Anwendern nicht nur Begeisterung auslöst – das Anlegen eines neuen Accounts und die neuen Abläufe kosten erst einmal mehr Zeit. Mittel- und langfristig sollten aber alle davon profitieren, nämlich durch einen schnelleren und besseren Support.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Wie es weiter geht: Die Entwicklung bei MonKey Office

Nach der Freigabe von MonKey Office 10.2 ist es Zeit für einen Blick auf die geplanten Neuerungen der kommenden Versionen. Bitte beachten Sie, dass alle Angaben vorläufig und Änderungen möglich sind. Über die aktuelle Entwicklung halten wir Sie auf dem Laufenden.

Cocoa
Die Mac-Versionen von unserer Anwendungen basieren aktuell noch auf dem Carbon-Framework von OS X. Da Carbon von Apple nicht mehr weiterentwickelt wird, müssen alle Mac-Anwendungen zwingend auf das modernere Cocoa-Framework portiert werden. Dieser Prozess ist für MonKey Office recht weit fortgeschritten, in Kürze wird es parallel zur offiziellen (Carbon-) Version eine öffentliche Cocoa-Betaversion zum Testen geben. Wir planen die Auslieferung aller Anwendungen ab 2014 als Cocoa-Versionen.

E-Bilanz
Bilanzpflichtige Unternehmen sind erstmals für nach dem 31.12.2012 beginnende Wirtschaftsjahre verpflichtet, den Jahresabschluss elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln (E-Bilanz). Eine Übermittlung des 2012er Abschlusses kann elektronisch erfolgen, aber ebenso in der bisherigen Form auf Papier (so genannte Nichtbeanstandungsregel). Die erste Pflichtübermittlung kommt also im Laufe des Jahres 2014 auf die betreffenden Firmen zu.

Diese gesetzliche Vorgabe ist die Grundlage der Planungen für die Einführung der E-Bilanz bei MonKey Office. Die erste E-Bilanz-fähige Version soll im 4. Quartal 2013 verfügbar sein und die wichtigsten Funktionen beinhalten: Die Mindestinformationen zum Bericht und zum Unternehmen, die Bilanz und GuV (Steuerbilanz) sowie bei Bedarf die steuerliche Gewinnermittlung für Einzelunternehmen oder Personengesellschaften. Mit MonKey Office 2014 werden dann weitere Funktionen dazu kommen, u.a. die Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung und die Eröffnungsbilanz.

Der technische Teil der E-Bilanz-Schnittstelle ist bereits weitgehend implementiert, d.h. das Senden der E-Bilanz funktioniert schon. Allerdings erfordert die Integration des Zuordnungmoduls in das bestehende Konzept der Kontenplanverwaltung und der Gewinnermittlungen noch einen erheblichen Aufwand.

SEPA
Ein weiteres wichtiges Thema ist die SEPA-Unterstützung. Ab dem 01.02.2014 wird der einheitliche Euro-Zahlungsverkehr SEPA (Single Euro Payments Area) für Unternehmen verpflichtend, der bisherige Inlandszahungsverkehr mit Kontonummer und Bankleitzahl entfällt. MonKey Office 2014 wird entsprechende Erweiterungen erhalten, um die bisherigen Leistungsmerkmale (Druck von Überweisungsformularen, Datei-Export für Zahlungsaufträge und Übergabe an externe Online-Banking-Software) möglichst identisch auch für den SEPA-Zahlungsverkehr anzubieten.

Neue Dokumentation
Für die Jahreswechselversion 2014 arbeiten wir an einer komplett neuen Dokumentation (zuerst für MonKey Office, später auch für MonKey Reisekosten). Die interne Grundlage dafür wird ein modernes Wiki mit Versionsverwaltung sein, alle Dokumentationen sollen letztlich in verschiedenen Ausgabeformaten verfügbar sein (HTML, PDF, eBook). Die Inhalte werden neu aufbereitet und aktualisiert. Die Struktur der Hilfetexte wird zukünftig Aufgaben-basiert sein und sich nicht mehr wie bisher an den Programmfunktionen orientieren.

Mit der Neugestaltung der Dokumentation möchten wir zum einen die Anwenderunterstützung verbessern und zum anderen auch die komfortable und konsistente Bearbeitung durch mehrere Autoren ermöglichen.

Universal-API
Eines der aktuell meistgewünschten Features ist eine Schnittstelle von MonKey Office zu…

…100 verschiedenen anderen Systemen. Webshops, Kontakt- und Projektverwaltungen, Warenwirtschaftssysteme, Banking-Software und mehr. Und alle mit eigenen Schnittstellen und Datenformaten. Für uns war daher schon seit längerem ersichtlich, das es unrealistisch wäre, die direkte Unterstützung dieser vielen Systeme zu versuchen bzw. wir müssten hier eine willkürliche Auswahl treffen.

Wir haben jetzt mit der Entwicklung eines universellen API (Application Programming Interface) für MonKey Office begonnen. Ziel dieser Entwicklung ist eine dokumentierte, von außen zugängliche Schnittstelle zur bidirektionalen Kommunikation externer Anwendungen mit MonKey Office. Es wird damit möglich sein, lesend und schreibend auf unterstützte und freigegebene Bereiche zuzugreifen, denkbar wären hier z. B. die Bereiche Konten, Buchungen, Offene Posten, OP-Zahlungen, Bankauszüge, Zahlungsaufträge, Adressen, Artikel, Verkaufsbelege oder Einkaufsbelege.

Mit dem Universal-API werden Third-Party-Entwickler in die Lage versetzt, konkrete Schnittstellen zu beliebigen anderen externen Systemen zu erstellen.

Technisch planen wir das Universal-API als eigenständige Applikation, welche sich als weiterer Client mit einer auf einem cubeSQL-Server laufenden MonKey Office-Datenbank verbindet. Die Kommunikation mit den externen Schnittstellenmodulen ist über einen integrierten HTML-Server mit einem SOAP-Protokoll vorgesehen. Damit lässt sich dann ein komplett automatisierter und sicherer Datenaustausch realisieren, in lokalen Umgebungen genauso wie über das Internet.

Zeitplan
Nach dem aktuellen Zeitplan wird die erste Version zum Jahreswechsel 2013/2014 verfügbar sein. Änderungen dieser Vorausschau behalten wir uns vor, genaue Termine für die Freigabe einzelner Neuerungen gibt es noch nicht.