Freigabe der Datenbank im Netzwerk

Oft besteht der Wunsch, einen vorhandenen Dateiserver, ein NAS oder eine Cloud als Ablageort für die (bislang lokale) Datenbankdatei zu verwenden. Der Zugriff erfolgt dabei über eine entsprechende Dateifreigabe (Sharing) im lokalen Netz.

Das Problem dabei ist, dass die von MonKey Office verwendete Datenbank SQLite nicht für das Arbeiten auf Dateifreigaben geeignet ist.

Das Ergebnis sind dann oft beschädigte Datenbanken. 

Von dieser Art des Datenbankzugriffs können wir daher nur abraten.

Mit der Freeware-Lizenz für den cubeSQL-Server gibt es hier eine wesentlich bessere Lösung ohne Mehrkosten: Installieren Sie den cubeSQL auf dem Serversystem und arbeiten Sie danach im Netzwerkbetrieb mit der Datenbank.

Ausführliche Informationen zum Client-Server-Betrieb finden Sie auf unserer Webseite und in unserer Onlinehilfe.

 

[UPDATE 15.06.2016] cubeSQL auf NAS installieren

Die cubeSQL-Entwickler haben in ihrem BLOG ein Script zur Installation des cubeSQL auf einem Intel Synology NAS geteilt. Da dieses Szenario schon mehrfach angefragt wurde, möchten wir diese Möglichkeit hier ergänzen. ProSaldo hat diese Betriebsart nicht getestet und kann dafür keinen Support übernehmen.

 

cubeSQL on Synology NAS

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Tipps & Tricks: Standardtexte verwenden

MonKey Office kann Ihre Arbeitsabläufe auf vielfältige Weise effizienter gestalten. Sie haben z. B. verschiedene Möglichkeiten, Ihre Standardtexte zu verwenden:

  • Hinterlegen Sie in den REWE-Vorgaben die Standtexte für die einzelnen Belegarten.
  • Legen Sie Belegvorlagen an, die Sie dann nur noch duplizieren und vervollständigen brauchen.
  • Hinterlegen Sie bei mehreren Bearbeitern für jeden Benutzer eine individuelle Signatur, die dann in einem Beleg durch die Auswahl des Bearbeiters automatisch eingefügt wird.
  • Legen Sie Textbausteine für Kopf- und Fußtexte von Belegen oder für E-Mails an.

Tipps & Tricks: Bewirtungskosten buchen

Um Bewirtungskosten zu buchen, brauchen Sie in MonKey Office nichts weiter tun, als den Bruttobetrag auf das Konto Bewirtungskosten zu buchen. Die Aufteilung in abzugsfähige Kosten, nichtabzugsfähige Kosten und abziehbare Vorsteuer übernimmt MonKey Office automatisch für Sie.

Der entscheidende Punkt ist die Verwendung des Steuersatzes VSt19 (Bew). Dieser Steuersatz ist für die Aufteilung der Kosten verantwortlich und entsprechend vorkonfiguriert.

Die Details der Buchung können Sie im Journalausschnitt nachvollziehen.

MonKey Office Connect: Beta 2 verfügbar

monkey-api_256_256_32Für MonKey Office Connect ist ab sofort eine neue Betaversion verfügbar. Neben Fehlerbehebungen gibt es einige neue Funktionen, u. a. benötigt der Start der Anwendung kein Benutzer-Login mehr (dafür entfällt die Option des Zugriffs ohne Authentifizierung) und die Bestätigung beim Beenden kann unterdrückt werden. Somit ist der unbeaufsichtigte Betrieb auf einem Server realisierbar. Und ebenso wie MonKey Office unterstützt auch Connect jetzt den cubeSQL 5.

Weiterführende Informationen hierzu gibt es auf der Connect-Produktseite.

Feature Spotlight: Das cubeSQL Restore-Journal

Dass – wie bei allen Datenbankanwendungen – zum Schutz vor Datenverlust auch in MonKey Office und MonKey Reisekosten die Datenbank regelmäßig gesichert werden sollte, ist sicherlich den meisten Anwendern bekannt. Ein „Geheimtipp“ dagegen ist das Restore-Journal des cubeSQL-Servers. Damit können Sie im Netzwerkbetrieb den Datenbankzustand nicht nur auf einen bestimmten Sicherungszeitpunkt wiederherstellen, sondern auch auf den Zeitpunkt einer beliebigen Benutzeraktion. Die Nutzung des Restore-Journals entspricht also einer permanenten Datensicherung.

Einrichten des Restore-Journals

  1. Starten Sie das cubeSQLAdmin-Tool.
  2. Öffnen Sie in Advanced > Restore den Restore Manager.
  3. Wählen Sie die Datenbank aus und aktivieren Sie die Protokollierung mit Enable RESTORE. Mit dieser Aktion erstellt der cubeSQL-Server eine Kopie der ausgewählten Datenbank im Restore-Verzeichnis (siehe Settings-Panel). Weiterhin wird ab diesem Zeitpunkt jeder von MonKey Office an den Server gesendete schreibende SQL-Befehl protokolliert, das Protokoll kann jederzeit über den Button Show Log angezeigt werden.

Wiederherstellen bis zu einer Benutzeraktion

  1. Beenden Sie alle Clients von MonKey Office, welche auf die betreffende Datenbank zugreifen.
  2. Starten Sie das cubeSQLAdmin-Tool und wechseln Sie zur Seite Restore.
  3. Wählen Sie die Datenbank aus und lassen Sie sich mit Show Log das Restore-Protokoll anzeigen.
  4. Wählen Sie den COMMIT-Befehl (nach Datum und Uhrzeit) aus, bis zu welchem die Datenbank wiederhergestellt werden soll, und klicken Sie auf Restore. Der Server ersetzt jetzt die gewählte Datenbank durch die beim Aktivieren des Journals angelegte Kopie und führt anschließend alle SQL-Befehle bis zum gewählten COMMIT-Punkt aus. Dies kann je nach Umfang des Restore-Journals eine längere Zeit dauern.

Wichtig: Achten Sie darauf, ausschließlich den Zeitpunkt eines COMMIT-Befehls wiederherzustellen, da sonst die Datenbank inkonsistent werden kann!

Hinweis: Alle Änderungen nach dem ausgewählten COMMIT-Zeitpunkt gehen verloren!

cubeSQL (localhost-4430) 2

MonKey Office Version 12.3.0 verfügbar

Ab sofort ist MonKey Office 2015 in Version 12.3 verfügbar. Für alle Anwender mit einer gültigen 2015er Lizenz (inkl. Freeware) ist das Update kostenlos.

Das Update enthält wichtige Aktualisierungen gegenüber der Vorversion, insbesondere für Nutzer der ELSTER-Schnittstelle und der E-Bilanz. Eine detaillierte Aufstellung finden Sie wie immer in den Release Notes.

Darüber hinaus gibt es weitere Fehlerbehebungen und Optimierungen. MonKey Office 12.3 kann ebenso wie die Version 12.2 in Verbindung mit MonKey Office Connect genutzt werden.

Feature Spotlight: Floating Licenses

Die netzwerkfähigen Lizenzen für MonKey Office und MonKey Reisekosten sind sogenannte Floating Licenses. Das heißt, Sie können die Clients auf beliebig vielen Arbeitsplätzen installieren und entsprechend der Anzahl der vorhandenen Lizenzen gleichzeitig verwenden.

Beispiel: Sie haben MonKey Office auf 5 verschiedenen Geräten installiert und 3 Lizenzen erworben. Dann können 3 Mitarbeiter gleichzeitig mit dem Programm arbeiten, egal, an welchem der 5 Geräte.

So funktioniert’s:

  1. Installieren Sie den MonKey Office-Datenbankserver.
  2. Installieren Sie den MonKey Office-Client bzw. MonKey Reisekosten-Client auf beliebig vielen Arbeitsplätzen.
  3. Geben Sie auf jedem Arbeitsplatz alle vorhandenen Lizenznummern ein.

Jeder Arbeitsplatz kann jetzt auf die Serverdatenbank zugreifen, solange insgesamt die Anzahl der vorhandenen Lizenzen nicht überschritten wird.

Tipps & Tricks: Eröffnungsbuchungen in der OP-Verwaltung

Neueinsteiger oder Wechsel zu MonKey Office? Mit einem einfachen Trick können Sie auch in Ihrem ersten Geschäftsjahr mit MonKey Office die Eröffnungsbuchungen in der Offene-Posten-Verwaltung abbilden.

So funtkioniert’s:

  1. Legen Sie in Eröffnung & Abschluss > Geschäftsjahre das vorhergehende Geschäftsjahr an.
  2. Wechseln Sie über die Toolbar in das vergangene Geschäftsjahr.
  3. Geben Sie im Bereich Offene Posten die offenen Rechnungen einzeln oder in Summe ein.
  4. Nehmen Sie in Eröffnung & Abschluss > Geschäftsjahre den Saldenvortrag für das vergangene Jahr vor.

MonKey Office 2015 5

Das war’s schon. Die Eröffnungsbuchungen für das aktuelle Geschäftsjahr sind nun erstellt und die offenen Rechnungen werden in der OP-Liste des aktuellen Jahres geführt.

Feature Spotlight: Nicht lizenzierte Bereiche ausblenden

Standardmäßig werden im Navigator alle Bereiche von MonKey Office eingeblendet. D. h. auch die Bereiche, die nur mit einer Lizenz für die Module FIBU bzw. REWE freigeschaltet werden können. Sie können die nicht lizenzierten Programmbereiche jedoch auch ausblenden.

Öffnen Sie dazu in der Menüleiste MonKey Office > Einstellungen… > Erweitert bzw. Bearbeiten > Einstellungen… > Erweitert:

Einstellungen

 

Außerdem werden standardmäßig alle anderen Bereiche des Navigators zugeklappt, wenn Sie den Programmbereich wechseln. Auch diese Einstellung können Sie ändern.

Öffnen Sie dazu in der Menüleiste MonKey Office > Einstellungen… > Allgemein bzw. Bearbeiten > Einstellungen… > Allgemein:

Einstellungen 2

Feature Spotlight: Belegpositionen kopieren

In den MonKey Office-Bereichen Einkauf und Verkauf kann es mitunter hilfreich sein, Belegpositionen aus bereits vorhandenen Belegen in einen neuen Beleg zu übernehmen. Wenn Sie alle Positionen eines Belegs kopieren möchten und dies vorher wissen, dann können Sie den Ausgangsbeleg einfach duplizieren und weiter bearbeiten. Falls Sie aber nur ausgewählte Positionen übernehmen möchten oder der Bedarf dazu erst während der Bearbeitung des neuen Belegs auftritt, dann können Sie Belegpositionen auch direkt kopieren.

Positionen kopieren – Möglichkeit 1:

Öffnen Sie den Ausgangsbeleg, markieren Sie die zu kopierenden Positionen und wählen Sie im Menü den Befehl Bearbeiten/Kopieren:

Bildschirmfoto 2015-06-09 um 09.57.18
Positionen im Ausgangsbeleg markieren
Bildschirmfoto 2015-06-09 um 10.01.44
und kopieren

Positionen kopieren – Möglichkeit 2:

Kopieren Sie die benötigten Positionen direkt in der Belegliste. Blenden Sie dazu die Detailansicht ein, markieren Sie den gewünschten Beleg in der oberen Liste und danach die zu kopierenden Positionen in der Detailansicht. Wählen Sie jetzt im Menü den Befehl Bearbeiten/Kopieren:

Bildschirmfoto 2015-06-09 um 09.58.39
Positionen direkt in der Belegliste kopieren

Bei diesem Verfahren können Sie sogar die Positionen mehrerer Belege gemeinsam kopieren und in einem Schritt in den neuen Beleg übernehmen.

Positionen in neuen Beleg einfügen

Um die kopierten Positionen in einen anderen Beleg zu übernehmen, öffnen Sie diesen, gehen auf die Seite Positionen, klicken einmal in die Positionsliste (Fokus setzen) und wählen im Menü den Befehl Bearbeiten/Einfügen:

Bildschirmfoto 2015-06-09 um 10.01.06
Positionen einfügen

Das beschriebene Verfahren funktioniert sowohl im Einkauf als auch im Verkauf, auch zwischen verschiedenen Belegarten, allerdings nicht zwischen den beiden Bereichen. Positionen aus dem Verkauf können also z. B. nicht in einen Einkaufsbeleg eingesetzt werden.