Erweiterte Belegfestschreibung

Die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung rückt bei Betriebsprüfungen immer stärker ins Visier der Prüfer, insbesondere dann, wenn dem Steuerpflichtigen ansonsten keine nennenswerten Auffälligkeiten nachzuweisen sind. Die Grundlage dafür wurde mit den vom Bundesfinanzministerium am 14.11.2014 veröffentlichten Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, geschaffen.

Die in den GoBD sehr konkret beschriebenen Kriterien zielen darauf ab, in der Buchhaltung eine Gleichbehandlung von Papierbelegen und elektronischen Belegen zu erreichen sowie die Manipulationsmöglichkeiten vieler EDV-Systeme in diesem Bereich zu unterbinden. Überprüft werden kann das Einhalten der GoBD ausschließlich von Prüfern des Finanzamtes im Rahmen einer Betriebsprüfung (unabhängig vom sonstigen Zweck der Prüfung). Die GoBD beziehen sich auf alle Unternehmen, unabhängig davon, ob diese ihren Gewinn durch Bilanzierung oder Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Und sie gelten auch für Steuerpflichtige, welche nur eine „vorbereitende“ Buchführung für ihren Steuerberater erstellen. Das ergibt sich schlicht daraus, dass der Steuerberater bei z. B. nur vierteljährlich übergebenen Belegen die wichtige Forderung nach einer zeitnahen Festschreibung nicht erfüllen kann.

Die GoBD gelten nicht nur für Bereiche der klassischen Finanzbuchhaltung, sondern auch für die Vor- oder Nebensysteme wie Anlagenverwaltung, Lohnbuchhaltung, Kassensystem, Warenwirtschaft, Zahlungsverkehr, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung usw.). Sie betreffen also alle Bereiche im Unternehmen, in denen steuerrelevante Daten entstehen.

Das zentrale Thema der GoBD ist die Manipulationssicherheit aller steuerlich relevanten Daten. Aus diesem Grund war ein Entwicklungsschwerpunkt der Version 14.2 von MonKey Office, dem Anwender die Möglichkeit zu geben, die Unveränderbarkeit der betreffenden Daten sicherzustellen. Dies erfolgt über den neuen Bereich Office/Tagesabschluss, hier werden die noch nicht festgeschriebenen Belege aus den Bereichen Einkauf, Verkauf, Debitorenrechnungen, Kreditorenrechnungen und Journalbuchungen aufgelistet und können einzeln oder gesammelt festgeschrieben werden.

Die Festschreibung ist endgültig, festgeschriebene Belege können nicht mehr gelöscht oder verändert werden. Das Festschreibedatum wird protokolliert.

Der Begriff „Festschreiben“ ersetzt ab der Version 14.2 den bisher verwendeten Begriff „Verbuchen“. Die Funktionalität zum endgültigen Festschreiben (Verbuchen) war ja bisher schon im Bereich der Journalbuchungen vorhanden. Diese Möglichkeit wird jetzt auf weitere Bereiche ausgedehnt und im  Tagesabschluss gebündelt.

Mit MonKey Office 14.2 können Sie Einkaufs- oder Verkaufsbelege, offene Posten und Buchungen wie bisher erfassen und unkompliziert nach dem Speichern erneut bearbeiten und fertigstellen. Um den Ansprüchen der GoBD zu entsprechen, müssen diese Belege zwingend zeitnah festgeschrieben werden. Der Begriff „zeitnah“ kann je nach Geschäftsvorfall und Unternehmensstruktur unterschiedlich interpretiert werden, bei diesbezüglicher Unsicherheit empfehlen wir die Konsultation eines steuerlichen Beraters. Definitiv unzulässig ist es, Belege bis zum Jahresabschluss offen zu lassen und erst im Zuge der Abschlussarbeiten festzuschreiben.

 

Details der aktuellen Implementierung

  • Beim erstmaligen Öffnen einer älteren Datenbank werden alle Belege in bereits abgeschlossenen Geschäftsjahren automatisch festgeschrieben.
  • Beim erstmaligen Öffnen einer älteren Datenbank werden alle zu einer bereits festgeschriebenen (verbuchten) Buchung gehörenden Debitoren- und Kreditorenrechnungen sowie Verkaufs- und Einkaufsbelege festgeschrieben.
  • Bei kaskadierten Belegen (z. B. Verkaufsbeleg -> Debitorenrechnung -> Journalbuchung) wird nur der oberste Beleg im Bereich Tagesabschluss angezeigt. Wird dieser festgeschrieben, werden alle dazugehörenden Datensätze mit festgeschrieben.
  • Da festgeschriebene Debitoren- und Kreditorenrechnungen nicht mehr gelöscht werden können, gibt es jetzt in diesen Bereichen eine Stornofunktion. In den anderen Bereichen existiert die Stornofunktion bereits länger.
  • Importierte Buchungen mit Festschreibekennzeichen werden sofort festgeschrieben, das Festschreibedatum ist hier das Importdatum.

 

Fazit

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher sowie steuerlicher Aufzeichnungen und Verfahren trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen Auslagerung von Buchführungsarbeiten in jeder Form auf Dritte, wie etwa Steuerberater. MonKey Office 14.2 gibt Ihnen die Möglichkeit, dieser Anforderung vollumfänglich nachzukommen. Die Betonung liegt hier auf „Möglichkeit“: Die Anwendung weist Sie jedesmal beim Beenden auf noch festzuschreibende Belege hin und ermöglicht Ihnen, diese Aufgabe unkompliziert zu erledigen. In der aktuellen Version existiert allerdings kein Zwang, Sie können diesbezügliche Hinweise ignorieren und auch über längere Zeiträume ohne Belegfestschreibung arbeiten. Denken Sie aber bitte daran, dass Unstimmigkeiten zwischen Beleg- oder Erfassungsdatum und Festschreibedatum für einen Prüfer sichtbar sind und zu unangenehmen Konsequenzen führen können.