MonKey Office 2015 für El Capitan freigegeben

MonKey Office 2015 ist für OS X 10.11 freigegeben. Die Version 12.3.1 wurde sowohl mit den Entwicklerversionen als auch mit der finalen Version von El Capitan intensiv getestet, dabei sind keine systembedingten Probleme aufgetreten.

 

ElCapitan_MO15

 

Zu älteren MonKey Office-Versionen können wir diesbezüglich keine Aussage treffen, diese werden bei uns nicht mehr auf die Kompatibilität mit neuen Betriebssystemen geprüft.

 

Update 05.10.2015: Bei unseren Tests lag der Fokus zuerst auf den Bereichen Datenbank, ELSTER, Drucken und Schnittstellen. Hier sind auch nach wie vor keine Probleme bekannt. Leider haben wir dabei ein Problem mit der Oberfläche übersehen. Wenn Sie MonKey Office unter El Capitan in den Vollbildmodus schalten, kommt es beim Schließen einer Ansicht oder beim Beenden der Anwendung zum Absturz.

Nach derzeitigem Stand können wir das Problem nicht selbst beheben, sondern müssen auf eine Aktualisierung unserer Entwicklungsumgebung warten. Bis dahin vermeiden Sie bitte das Aktivieren des Vollbildmodus. Wir informieren Sie an dieser Stelle natürlich über Neuigkeiten zu dieser Thematik.

MonKey Office 2016: Neue Zeitraumfilter

Wie bereits in diesem Beitrag beschrieben, gibt es in MonKey Office 2016 keine Beschränkung des Arbeitsbereichs auf ein bestimmtes Geschäftsjahr. Ergänzend dazu haben wir den Zeitraumfilter neu strukturiert. Damit wird die Auswahl der benötigten Ansichten gegenüber älteren Versionen deutlich flexibler und schneller. Nachfolgend möchte ich die neuen Filter etwas detaillierter beschreiben:

 

Alle Jahre

Diese Filtereinstellung zeigt den gesamten Zeitbereich innerhalb der vorhandenen Geschäftsjahre. Wenn keine weiteren Filteroptionen gesetzt sind, werden alle Daten des Bereichs angezeigt.

FilterAlleJahre

 

Geschäftsjahr

In dieser Einstellung werden weitere Menüs zur Auswahl eines vorhandenen Geschäftsjahres und einer Zeitperiode (Jahr, Halbjahr, Quartal, Monat) innerhalb dieses Jahres eingeblendet. Dieser Filter entspricht also weitgehend den bisher bekannten Zeitraumfiltern, mit dem Unterschied, dass das Jahr direkt im Filter umschaltbar ist und nicht mehr über den Wechsel des aktuellen Geschäftsjahres.

Neu sind hier die Vor- und Zurück-Buttons, damit blättern Sie direkt zur vorherigen oder nachfolgenden Periode (z. B. zum nächsten Monat oder zum vorherigen Quartal), und dies auch über Jahresgrenzen hinweg.

FilterGJPeriode

 

Freie Eingabe

Diese Filtereinstellung existiert bereits in älteren Versionen, allerdings bestehen in MonKey Office 2016 keine Einschränkungen bei der Zeitraumwahl (natürlich  innerhalb der vorhandenen Geschäftsjahre).

FilterFreieEingabe

 

Zurückliegend

Diese Filtereinstellung ist funktional unverändert und zeigt alle Daten aus dem definierten zurückliegenden Zeitraum. Sie sehen also ohne Änderung der Filtereinstellungen an jedem Tag immer die z. B. auf die letzten 14 Tage datierten Belege.

FilterTageZurueck

 

Filter synchronisieren

Eine weitere Möglichkeit zur Anpassung der Zeitraumfilter an die eigenen Bedürfnisse bietet die Sync-Option. Diese ist standardmäßig deaktiviert und damit hat jeder Bereich seinen eigenen Zeitraum. Wenn Sie dagegen die Filter-Synchronisierung aktivieren, dann übernehmen alle anderen Bereiche die Zeitraumeinstellungen des gerade aktuellen Bereichs (sofern möglich). Diese Option ist also hilfreich, wenn Sie z. B. nur den vergangenen Monat in mehreren Bereichen ansehen oder auswerten möchten.

FilterGJPeriode

MonKey Office 2016: Geschäftsjahr wechseln unnötig

Eine grundlegende Eigenschaft aller bisherigen MonKey Office-Versionen ist die Einteilung der Zeitperioden in Geschäftsjahre und die Notwendigkeit, eines dieser Geschäftsjahre als „aktuell“ zu definieren. Viele Arbeitsbereiche innerhalb der Anwendung sind in ihren Ein- und Ausgabemöglichkeiten auf das eingestellte Geschäftsjahr beschränkt, das Speichern oder Auswerten von Daten außerhalb dieses Geschäftsjahres erfordert einen vorherigen Jahreswechsel.

Das Prinzip eines feststehenden Geschäftsjahres in MonKey Office ist historisch entstanden: Die erste Version im Jahr 2005 war eine reine Finanzbuchhaltung namens MonKey Bilanz. Bei dieser Art Software ist das Betrachten aller Daten auf der Basis der einzelnen Geschäftsjahre bis heute üblich und wird auch in anderen Programmen entsprechend abgebildet.

Aus MonKey Bilanz wurde inzwischen MonKey Office. Und für die zunehmend neuen Arbeitsbereiche außerhalb der FIBU-Funktionen wurde das feststehende Geschäftsjahr mehr und mehr zum Hemmnis. Damit zusammenhängende Probleme oder Workflow-Fragen sind einer der großen Dauerbrenner für unseren Support.

Mit MonKey Office 2016 wird das Umschalten der Geschäftsjahre nicht mehr notwendig sein. Die Geschäftsjahr-Verwaltung selbst bleibt unverändert erhalten, einschließlich der Funktionen zum Saldenvortrag und Jahresabschluss. Innerhalb der vorhandenen Geschäftsjahre gibt es aber kein aktuelles Jahr mehr, sämtliche Eingaben und Ausgaben können prinzipiell jedes darin eingeschlossene Datum betreffen. Gesperrte Zeitbereiche werden natürlich weiterhin berücksichtigt.

Damit ergeben sich unter anderem folgende Vorteile:

  • Belege jeder Art können problemlos gefunden und zwischen verschiedenen Jahren kopiert, dupliziert oder verschoben werden.
  • Insbesondere in den Monaten vor und nach dem Jahreswechsel entfällt das häufige (und fehlerträchtige) Umschalten des aktuellen Jahres.
  • Das Verzweigen zu abhängigen Datensätzen (Doppelklick auf Listenzeile) kann nicht mehr am falschen Geschäftsjahr scheitern.
  • Die meisten Listen und Auswertungen ermöglichen auch jahresübergreifende Zeitbereiche.

 

Fazit: Zusammen mit den weiter entwickelten Filtern (Details finden Sie hier) sollte der Wegfall des feststehenden Geschäftsjahres den Arbeitsfluss mit MonKey Office deutlich verbessern. Sowohl in den Bereichen Einkauf/Verkauf als auch bei der Buchhaltung entfällt ein häufig bemängelter Bremsklotz bzw. Stolperstein.

Tipps & Tricks: Standardtexte verwenden

MonKey Office kann Ihre Arbeitsabläufe auf vielfältige Weise effizienter gestalten. Sie haben z. B. verschiedene Möglichkeiten, Ihre Standardtexte zu verwenden:

  • Hinterlegen Sie in den REWE-Vorgaben die Standtexte für die einzelnen Belegarten.
  • Legen Sie Belegvorlagen an, die Sie dann nur noch duplizieren und vervollständigen brauchen.
  • Hinterlegen Sie bei mehreren Bearbeitern für jeden Benutzer eine individuelle Signatur, die dann in einem Beleg durch die Auswahl des Bearbeiters automatisch eingefügt wird.
  • Legen Sie Textbausteine für Kopf- und Fußtexte von Belegen oder für E-Mails an.

Tipps & Tricks: Bewirtungskosten buchen

Um Bewirtungskosten zu buchen, brauchen Sie in MonKey Office nichts weiter tun, als den Bruttobetrag auf das Konto Bewirtungskosten zu buchen. Die Aufteilung in abzugsfähige Kosten, nichtabzugsfähige Kosten und abziehbare Vorsteuer übernimmt MonKey Office automatisch für Sie.

Der entscheidende Punkt ist die Verwendung des Steuersatzes VSt19 (Bew). Dieser Steuersatz ist für die Aufteilung der Kosten verantwortlich und entsprechend vorkonfiguriert.

Die Details der Buchung können Sie im Journalausschnitt nachvollziehen.

MonKey Office Connect: Beta 2 verfügbar

monkey-api_256_256_32Für MonKey Office Connect ist ab sofort eine neue Betaversion verfügbar. Neben Fehlerbehebungen gibt es einige neue Funktionen, u. a. benötigt der Start der Anwendung kein Benutzer-Login mehr (dafür entfällt die Option des Zugriffs ohne Authentifizierung) und die Bestätigung beim Beenden kann unterdrückt werden. Somit ist der unbeaufsichtigte Betrieb auf einem Server realisierbar. Und ebenso wie MonKey Office unterstützt auch Connect jetzt den cubeSQL 5.

Weiterführende Informationen hierzu gibt es auf der Connect-Produktseite.

Anpassung der Kulanzregelung

Seit jeher gibt es bei ProSaldo für kostenpflichtige Jahreswechsel-Updates eine sogenannte Kulanzregelung. Der Gedanke dahinter ist folgender: Ein Kunde, welcher zeitnah vor dem Erscheinen der neuen Jahresversion eine (bis dahin) aktuelle Version gekauft hat, soll dafür nicht mit einer direkt folgenden und zusätzlichen Updategebühr „bestraft“ werden.

Bisher war die Kulanzregelung so gestaltet, dass alle Käufe bis zu 6 Monate vor dem Erscheinen der Nachfolgeversion automatisch für ein kostenloses Update berechtigt waren. Diese Möglichkeit wurde von den betreffenden Anwendern gerne und mit Freude genutzt, was ja der Sinn der Sache war und weiterhin ist. Soweit so gut.

Erfreulicherweise gibt es eine große Anzahl Anwender, welche die Weiterentwicklung unserer Produkte und auch unserer Kundenbetreuungs- und Supportabläufe mit dem regelmäßigen, also jährlichen Kauf eines Updates unterstützen. Im Gegenzug erhalten diese Anwender kostenlosen Support per Telefon oder Fernwartung und eine Software, welche permanent optimiert und an gesetzlich und technisch notwendige Änderungen angepasst wird.

Von Anwendern aus dieser Gruppe wurden wir schon mehrfach darauf hingewiesen, dass sie sich durch die bestehende Kulanzregel für Updatekäufe in gewisser Weise benachteiligt fühlen. Gemeint ist hier die Tatsache, dass es mit der bisherigen Regelung problemlos möglich ist, über jeweils 2 Jahre eine fast immer aktuelle Version einzusetzen, und dabei nur einmal ein Update zu bezahlen, und dann wieder 2 Jahre so weiter. Eine Recherche dazu in unserer Verkaufsstatistik hat ergeben, dass dies nicht nur eine theoretische Möglichkeit ist, sondern in einer durchaus relevanten Größenordnung auch genutzt wurde.

Wir haben uns daher entschlossen, die Kulanzregelung etwas differenzierter zu gestalten. Zukünftig sind daher kostenlose Updates zu folgenden Konditionen möglich, dies gilt für MonKey Office und MonKey Reisekosten:

  • Wer eine Vollversion der Anwendung nach dem 30.06. eines Jahres gekauft hat, kann die Lizenz für die folgende Jahresversion als kostenloses Kulanzupdate erhalten. Dies gilt nicht für Updatekäufe.
  • Wer ein Update der Anwendung nach dem 31.10. eines Jahres gekauft hat, kann die Lizenz für die folgende Jahresversion als kostenloses Kulanzupdate erhalten.

Für den Käufer einer neuen Lizenz ändert sich also nichts, es ist aber nicht mehr möglich, mit dem Kauf einer Updatelizenz z. B. im Juni eines Jahres noch die Lizenz für das nachfolgende Jahr kostenlos dazu zu bekommen.

Um Missverständnissen vorzubeugen: Es geht uns nicht darum, jeden Anwender zum Kauf aller Jahreswechsel-Updates zu bewegen. Die Entscheidung für oder gegen einen Updatekauf muss jeder selbst treffen und es gibt sicher gute Gründe dafür, auch Updates auszulassen. Wer sich aber gegen den Updatekauf entscheidet, dem sollte auch bewusst sein, dass er nicht gleichzeitig von den Weiterentwicklungen, Aktualisierungen und Möglichkeiten der neuen Versionen profitieren kann. Das ist aus unserer Sicht ein Gebot der Fairness gegenüber den Anwendern mit regelmäßigen Updatekäufen und auch gegenüber unserer Arbeit.

André Tracksdorf
Geschäftsführer
ProSaldo GmbH

Feature Spotlight: Das cubeSQL Restore-Journal

Dass – wie bei allen Datenbankanwendungen – zum Schutz vor Datenverlust auch in MonKey Office und MonKey Reisekosten die Datenbank regelmäßig gesichert werden sollte, ist sicherlich den meisten Anwendern bekannt. Ein „Geheimtipp“ dagegen ist das Restore-Journal des cubeSQL-Servers. Damit können Sie im Netzwerkbetrieb den Datenbankzustand nicht nur auf einen bestimmten Sicherungszeitpunkt wiederherstellen, sondern auch auf den Zeitpunkt einer beliebigen Benutzeraktion. Die Nutzung des Restore-Journals entspricht also einer permanenten Datensicherung.

Einrichten des Restore-Journals

  1. Starten Sie das cubeSQLAdmin-Tool.
  2. Öffnen Sie in Advanced > Restore den Restore Manager.
  3. Wählen Sie die Datenbank aus und aktivieren Sie die Protokollierung mit Enable RESTORE. Mit dieser Aktion erstellt der cubeSQL-Server eine Kopie der ausgewählten Datenbank im Restore-Verzeichnis (siehe Settings-Panel). Weiterhin wird ab diesem Zeitpunkt jeder von MonKey Office an den Server gesendete schreibende SQL-Befehl protokolliert, das Protokoll kann jederzeit über den Button Show Log angezeigt werden.

Wiederherstellen bis zu einer Benutzeraktion

  1. Beenden Sie alle Clients von MonKey Office, welche auf die betreffende Datenbank zugreifen.
  2. Starten Sie das cubeSQLAdmin-Tool und wechseln Sie zur Seite Restore.
  3. Wählen Sie die Datenbank aus und lassen Sie sich mit Show Log das Restore-Protokoll anzeigen.
  4. Wählen Sie den COMMIT-Befehl (nach Datum und Uhrzeit) aus, bis zu welchem die Datenbank wiederhergestellt werden soll, und klicken Sie auf Restore. Der Server ersetzt jetzt die gewählte Datenbank durch die beim Aktivieren des Journals angelegte Kopie und führt anschließend alle SQL-Befehle bis zum gewählten COMMIT-Punkt aus. Dies kann je nach Umfang des Restore-Journals eine längere Zeit dauern.

Wichtig: Achten Sie darauf, ausschließlich den Zeitpunkt eines COMMIT-Befehls wiederherzustellen, da sonst die Datenbank inkonsistent werden kann!

Hinweis: Alle Änderungen nach dem ausgewählten COMMIT-Zeitpunkt gehen verloren!

cubeSQL (localhost-4430) 2

MonKey Office Version 12.3.0 verfügbar

Ab sofort ist MonKey Office 2015 in Version 12.3 verfügbar. Für alle Anwender mit einer gültigen 2015er Lizenz (inkl. Freeware) ist das Update kostenlos.

Das Update enthält wichtige Aktualisierungen gegenüber der Vorversion, insbesondere für Nutzer der ELSTER-Schnittstelle und der E-Bilanz. Eine detaillierte Aufstellung finden Sie wie immer in den Release Notes.

Darüber hinaus gibt es weitere Fehlerbehebungen und Optimierungen. MonKey Office 12.3 kann ebenso wie die Version 12.2 in Verbindung mit MonKey Office Connect genutzt werden.